Cuidar del agua y garantizar el acceso a este recurso básico para la vida es uno de los Objetivos de Desarrollo Sostenible marcados en la agenda 2030. Para conseguirlo, la innovación y el desarrollo de nuevas soluciones y procesos, más sostenibles y eficientes, son clave. Y en esta búsqueda, el conocimiento juega un papel fundamental.
La aplicación del conocimiento especializado acumulado durante años es una de las razones del éxito del negocio de Agua de ACCIONA. Es precisamente ese conocimiento compartido el que permite ofrecer soluciones innovadoras y ser pionera en transformación digital aplicada a la industria del agua. La gestión y digitalización de este conocimiento ha sido y sigue siendo una prioridad para la compañía, una actividad que se canaliza a través del departamento de Gestión del Conocimiento.
Junto con los recursos tradicionales de una compañía, el llamado “capital intelectual” y el conocimiento documentado o explícito se han convertido en una de las armas competitivas más importantes. Este capital intangible lo conforman la experiencia y el talento de la gente que trabaja allí, el valor de sus marcas registradas, sus derechos de autor, patentes y otras propiedades intelectuales, el conocimiento colectivo, sus sistemas, sus técnicas de gestión y su historia… Preservarlo y ponerlo a disposición de la empresa, es vital para poder obtener todo su potencial.
Gestionar el conocimiento implica contar con una estrategia bien definida; con personas y tecnologías que faciliten su organización y acceso. Si alguna de estas patas flaquea, la estructura se tambalea.
La estrategia: ¿Cómo se digitaliza y gestiona el conocimiento?
Además de contar con grandes especialistas y expertos en el tratamiento de agua, ACCIONA cuenta con un equipo especializado en el tratamiento de la información y del conocimiento. Su misión es identificar y tratar las distintas piezas de conocimiento para que puedan ser, primero capturadas y actualizadas, y después localizadas en las distintas aplicaciones.
La aplicación del conocimiento especializado acumulado durante años es una de las razones del éxito del negocio de Agua de ACCIONA
Una actividad fundamental de gestión del conocimiento es la identificación de unidades clave que describan y contextualicen el conocimiento. Con estas unidades se construye y mantiene una clasificación terminológica o taxonomía que facilita la incorporación e integración de la información en los sistemas y aplicaciones desde donde podrá explotarse y consultarse.
La identificación y contextualización se hace descomponiendo el conocimiento en unidades descriptivas que respondan a una actividad, disciplina, estado, elemento de trabajo o tipología de documento (metadatos). Para cada una de estas unidades descriptivas o metadatos, debe crearse y mantenerse, a su vez, con una lista coherente de términos descriptores o valores. Estos listados de descriptores y metadatos, que son siempre consensuados con los expertos de cada disciplina de conocimiento, constituyen el tesauro o lenguaje común del negocio o especialidad, que queda y se actualiza en una aplicación que puede ser consultada por todos en la compañía.
Otra de la tareas o actividades del equipo de gestión del conocimiento es la definición y mantenimiento funcional de las aplicaciones o herramientas en las que se guardarán los documentos o piezas de conocimiento.
Primero, es imprescindible entender bien la necesidad que propició el desarrollo de la aplicación o repositorio, y a partir de ahí decidir los metadatos y descriptores (del tesauro) que deben incluirse, así como la seguridad que hay que aplicarle (quién puede acceder a ese conocimiento y cuándo) y si procede, añadir los flujos de aprobación o revisión de documentos.
Se crean y se mantienen también las estructuras, siempre alineadas a los procesos de la compañía, que permitan guardar en el gestor documental las evidencias que se generan durante la ejecución de los proyectos y que se guardan en formato digital, de acuerdo con la cultura paperless (oficina sin papel) promovida en toda ACCIONA.
Las personas
Las personas son un elemento clave en la estrategia de Gestión del Conocimiento de ACCIONA.
El traspaso de conocimiento tácito (el que está en las mentes de los expertos) a explícito (el que está ya formalizado en textos o documentos) que pueda ser compartido es algo que se trabaja continuamente en grupos de trabajo o comités, seleccionando y actualizando información clave y preparando los documentos que recojan los criterios, estándares, procedimientos o modelos de trabajo que sirvan para la ejecución de los proyectos.
Gestionar el conocimiento implica contar con una estrategia bien definida; con personas y tecnologías que faciliten su organización y acceso
También se generan documentos de lecciones aprendidas que son revisadas por los expertos (techical leaders).
Todos los documentos resultantes de estos procesos quedan clasificados de acuerdo con el tesauro y disponibles en las distintas aplicaciones. Algunos otros desarrollos, como el panel de expertos, permiten la recogida y consulta de respuestas de expertos a preguntas técnicas clave de la especialidad.
Los repositorios o plataformas
La tecnología evoluciona de forma muy rápida y ello tiene un impacto directo en la gestión del conocimiento; especialmente, en las áreas de colaboración, motores de búsqueda, desarrollo de bases de datos y búsqueda de datos.
Conocimiento es entender el porqué de las decisiones empresariales, saber qué, cómo, quién, cuándo y dónde se va a tomar alguna acción
Todo el continuo trabajo de tratamiento y organización de conocimiento es una base fundamental e imprescindible para evolucionar digitalmente, facilitando la integración de herramientas o aplicaciones gracias a la coherencia de metadatos con valores comunes, y permitiendo la aplicación de algoritmos basados en semántica y sistemas inteligentes que faciliten la extracción y explotación de información y de dato con cada vez más precisión.
Una vez terminados los desarrollos informáticos, el equipo de gestión del conocimiento se ocupa de probarlo, de configurar búsquedas avanzadas y de la formación y el soporte para que sea utilizado (gestión del cambio).
Ejemplo de ello son algunos de los proyectos más recientes puestos en marcha desde ACCIONA para gestionar la información, facilitar el traspaso de conocimiento y fomentar la colaboración dentro de la compañía.
Casos de éxito
Gestión documental
Una plataforma de Gestión documental, si está bien configurada y adaptada a los procesos de negocio asegura fiabilidad, integridad y accesibilidad de la documentación relacionada con un proyecto concreto.
En ACCIONA, tanto las adaptaciones y desarrollos realizados en la plataforma, acordes con los procedimientos ACCIONA, cumplen con los requisitos de la normativa UNE-ISO de gestión documental para que las evidencias documentales del trabajo diario, bien descritas a través de metadatos, puedan recuperarse en cualquier momento y desde cualquier lugar y aplicar reglas para conservarlos o eliminarlos siguiendo la Política Corporativa de Retención de Documentos.
Lecciones aprendidas
ACCIONA es una empresa multinacional con actividades que abarcan sectores muy diferentes como la construcción, la gestión de servicios urbanos o el tratamiento de agua. Aprovechar las sinergias que puedan existir entre todas las divisiones de negocio existe otra plataforma que permite recoger las lecciones aprendidas.
El continuo trabajo de tratamiento y organización de conocimiento es una base fundamental e imprescindible para evolucionar digitalmente
También se almacena conocimiento de todos los negocios de Infraestructuras, no solo de Agua, y también hay recomendaciones contractuales y legales que pueden ser de utilidad en determinados proyectos.
Inteligencia semántica
Otra forma de recoger conocimiento de los especialistas es a través de combinaciones de términos habituales en ciertos documentos de lectura habitual. Utilizando tecnología puntera, se han configurado algoritmos capaces de detectar combinaciones y secuencias de términos que facilitan el acceso rápido a la información relevante en documentos muy extensos. Los especialistas en el conocimiento de interés revisan resultados para mejorar los resultados obtenidos.
Metabuscador
Este metabuscador interno permite acceder a cualquier documento esté en la aplicación interna de ACCIONA en la que se esté. Cuenta también con filtros que permiten hacer búsquedas navegadas y filtradas y poder así localizar los documentos de una forma más eficiente.
Registro digital de entrada y salida de documentos
Al llegar una comunicación física a la oficina se escanea, se vuelca y clasifica en una aplicación vinculada al gestor documental y se le envía directamente a la persona de forma electrónica. Ello supone un ahorro considerable de tiempo que es especialmente importante cuando se trata de documentos con un plazo corto de respuesta, como requerimientos legales y administrativos.
Los retos globales, como la gestión del agua, requieren de innovación y conocimiento. Gestionar ese conocimiento de la manera adecuada y ponerlo a disposición de todos no es solo una opción, sino una necesidad. Y en ACCIONA apostamos por ello desde hace años.
